Microsoft Excel es una herramienta que ha sido utilizada por profesionales y particulares durante décadas. En este punto, hay cientos de funciones para ayudarlo a administrar fácilmente sus hojas de cálculo.
Si bien existen alternativas más simples a Microsoft Excel, se perderá muchas funciones y trucos poderosos que puede hacer con Excel. Por supuesto, necesitará invertir una buena cantidad de tiempo para aprovechar todos los aspectos de las funciones de Excel, pero no es necesariamente difícil.
En este artículo, nos centraremos en destacar algunos de los trucos y consejos de Excel más valiosos y que ahorran tiempo.
Nota: Es posible que la versión en línea (Office 365) o la versión móvil no muestren todas las funciones disponibles en la aplicación de escritorio nativa en su sistema Windows / Mac. Si está buscando específicamente una opción solo en línea, existen otros servicios de hojas de cálculo en línea para Teams.
Índice de contenido
Función BUSCARV
Con una gran cantidad de datos, puede llevar mucho tiempo encontrar algo basado en las filas de una columna en particular.
Sin embargo, la función BUSCARV facilita la búsqueda de un valor mediante el uso de filas y columnas específicas para filtrar. Por ejemplo, si necesita la dirección de correo electrónico de cada nombre ingresado, puede usar esta función y modificar la fórmula para obtener el resultado.
Así es como se ve la fórmula:
=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)
En este caso, la función busca el ID de correo electrónico (en la tercera columna) de Bryan en la segunda línea (A2).
Aquí he agregado el área completa de la tabla excepto la primera fila para la búsqueda. Sin embargo, puede limitar su rango a C5 o D5 si lo desea.
También puede combinar la función BUSCARV con otras funciones como la lógica SI. Además, puede usar BUSCARV para combinar datos de varias tablas porque comparten un campo similar.
Para obtener más información sobre BUSCARV, consulte el recurso oficial de Microsoft. Es posible que también desee explorar todas las demás funciones disponibles en Excel para aprovecharlas al máximo.
Convertir filas en columnas
Si desea copiar un número seleccionado de celdas de fila (verticalmente) y organizar (convertir a columnas) en una sola fila, simplemente puede usar la opción de pegar transposición.
- Seleccione el rango de celdas que desea transponer.
- Cópielos presionando Ctrl + C. realizar
- Haga clic en la celda donde desea comenzar a transponer
- Haga clic derecho y elija Insertar – Transponer.
Así es como se ve:
Consejos para ordenar columnas
Para ordenar fácilmente por columna, puede hacer clic en cualquier fila de la columna que desee ordenar, luego hacer clic con el botón derecho para encontrar la opción de clasificación, o hacer clic en el botón «Ordenar y filtrar», como se muestra en la figura que se muestra a continuación.
Encontrará un par de opciones para elegir según sus necesidades. Si hace clic en uno de ellos, toda la tabla se ordenará en consecuencia.
Si está trabajando con varias columnas, puede usar el atajo ALT + A + S + S para abrir el cuadro de diálogo donde puede especificar varias columnas para ordenar.
Asegúrese de que «Mis datos tienen encabezados» esté marcado si sus datos tienen encabezados.
Análisis rápido
Es posible que haya notado el ícono de un rayo al seleccionar un área. Haga clic en él para acceder a funciones rápidas que lo ayudarán a identificar duplicados, agregar un gráfico, contar las sumas y más.
También se puede llamar con la combinación de teclas CTRL + Q.
Envuelva el texto para limitarlo en una celda
Pase lo que pase, cambiamos el tamaño de las filas / columnas con más frecuencia de lo que nos gustaría. Cuando se trata de lidiar con números, eso es factible.
Sin embargo, cuando se trata de escribir texto que es más largo que la longitud de la celda, puede parecer confuso. Aunque el texto permanece en la misma celda, parece fusionarse con otras líneas como se muestra en la imagen de arriba.
En este caso solo tienes que pinchar en «nueva línea“Para contener la información en una sola celda.
Agregue varias filas / columnas rápidamente
Para agregar una sola fila, debe hacer clic derecho y hacer clic en «Insertar» para agregar una fila / columna.
Y si desea agregar varias filas o columnas, puede seleccionar el número de filas o columnas y luego hacer clic en «inserción«.
Ctrl + Mayús para seleccionar varias filas / columnas
Una vez que comience a usar Microsoft Excel, no podrá usar el mouse para navegar por nada a menos que ya esté familiarizado con los atajos de teclado.
Para ahorrar tiempo arrastrando filas / columnas interminables hasta que realice la selección que desee, presione Ctrl + Mayús y luego use las teclas de flecha del teclado para continuar con su selección.
Agregar una lista desplegable
Es fácil elegir un valor al agregar una lista desplegable a la hoja. Pero, ¿cómo se hace?
Primero debe proporcionar la lista de valores que le gustaría ver en la lista desplegable en parte de la tabla como «fuente».
Después de eso, todo lo que tiene que hacer es seleccionar la celda en la que desea que aparezca la lista desplegable y seleccionar las celdas de origen. Tan pronto como haya terminado, debe ir a «Validación de datos» debajo «datos«Menú y cámbielo a»Llevar a cabo“Al citar las fuentes.
Tablas dinamicas
Cuando se trata de más datos, es importante resumirlos. No solo como una descripción general, sino que la capacidad de obtener el número total de todos los números ahorra tiempo.
Las tablas dinámicas te ayudarán con esto. Todo lo que tiene que hacer es insertar una tabla dinámica y seleccionar una fuente de datos (de una hoja existente o fuentes externas).
Una vez hecho esto, puede navegar a través de diferentes conjuntos de datos y encontrar rápidamente la suma o el promedio mientras filtra.
Eliminar entradas duplicadas
Si bien siempre debe tratar de evitar la información duplicada en su hoja, Excel le brinda una forma rápida de deshacerse de ella.
Debe seleccionar la fila o columna que desea limpiar y hacer clic en «Eliminar duplicados«. Se le pedirá que confirme su selección o que la cambie y elimine si continúa.
Auto Fill & Flash Fill para completar automáticamente los valores
Cuando tiene un patrón de datos específico para trabajar, las funciones de autocompletar y flash-fill pueden ayudarlo a hacer las cosas más rápido.
Suponga que necesita ingresar el número de roles de los estudiantes siguiendo un patrón / brecha. Después de ingresar dos o tres valores en la fila o columna, deberá expandir la selección para completar automáticamente el resto.
Supongamos que tiene dos campos, Nombre y Apellido, pero quiere otra columna para el nombre completo. El relleno flash es útil aquí.
Debe seleccionar el número de filas que desea llenar con los valores existentes y hacer clic en «Relleno relámpago«Posibilidad. El resto de los campos en blanco de su selección se completarán automáticamente.
Dividir texto en columnas
Suponga que tiene una columna de texto que desea dividir en dos o más columnas. Puede hacer esto haciendo clic en el «Texto en columnas«Oportunidad.
Como se describe en el GIF anterior, debe elegir el valor que desea convertir y elegir las celdas de destino. Puede establecer las reglas para dividir el texto (por espacios, tabulaciones, comas y más).
En lugar de crear manualmente varias entradas a partir de una sola columna, esta pequeña característica ordenada le permite moverlas automáticamente.
Ocultar una hoja de trabajo
Dado que un libro de Excel puede contener varias hojas de trabajo, es posible que deba ocultar algunas de ellas para limitar la visualización o por motivos de privacidad.
La mayoría de los usuarios simplemente dejan todas las hojas de trabajo a la vista, saturando todo el espacio. Puede simplificar su trabajo ocultando lo que no es necesario de inmediato. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic derecho en la hoja de trabajo y hacer clic en «Esconder“Como se muestra en la captura de pantalla.
Use una función lógica SI para ingresar valores
Por ejemplo, suponga que agrega una columna de estado de pago en una hoja de cálculo y debe ser «PAGADO» si alguien está depositando $ 100 y «Vencido» si alguien paga menos de $ 100. Por supuesto, esto es solo un ejemplo. Puede agregar una variedad de funciones lógicas y facilitar las cosas.
Todo lo que tiene que hacer es agregar lógica a la celda en la que desea el estado, como:
=IF(D2=100,"PAID","DUE")
D2 se refiere aquí a la celda única de una columna.
Puede buscar en los recursos de ayuda de Microsoft para obtener más información sobre las funciones lógicas disponibles y cómo utilizarlas.
Tome una captura de pantalla y agréguela a Excel
Si desea agregar una captura de pantalla de un programa activo / Windows a su hoja de Excel, no necesita usar una herramienta de captura de pantalla (o herramienta de recorte) por separado y luego agregar la imagen manualmente.
Vaya a la sección de menú «Insertar» y navegue por «Ilustraciones» para «Captura de pantalla«. Al hacer clic en él, puede ver miniaturas de las ventanas activas que se han iniciado en su computadora. Simplemente seleccione el que desee y se agregará sin problemas.
Formato condicional para establecer automáticamente los colores de una celda
En lugar de formatear las celdas individualmente para dar significado a sus datos, puede ahorrar tiempo utilizando el formato condicional.
Con esta función, puede usar reglas existentes o crear nuevas, y cuando se cumpla la condición, la celda se coloreará a su gusto. Es uno de los trucos más populares para hacer que su hoja de cálculo se vea bien y mejorar la claridad de sus datos.
Agregue un hipervínculo con Ctrl + K. a
Si tiene texto en la hoja de cálculo de Excel para insertar un hipervínculo, seleccione el texto / celda, presione Ctrl + Ke ingrese la URL de la página web que desea vincular.
Desarrolle todo su potencial con Excel de Microsoft
Cuando combine algunos de los consejos útiles mencionados con otras funciones, se convertirá en un experto en el uso de Excel.
Para la mayoría de los usuarios, Microsoft Excel puede ser solo un programa cuando se trata de una hoja de cálculo, pero para los profesionales que trabajan con Excel a diario, estos consejos pueden ahorrarles mucho tiempo y molestias.
Una vez que haya aprendido algunos de los trucos y consejos más populares, es hora de explorar más por su cuenta. También puede ser de gran ayuda el uso de algunos de los útiles complementos de Excel disponibles.
